Dự Toán Ngân Sách Và Quản Lý Chi Phí Dự Án

Mỗi dự án xây dựng khi xây dựng, hay đi vào khai thác thì hằng năm đều cần phải có dự toán hoạt động trong năm, để đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét, quyết định cấp ngân sách. Trong hoạt động dự toán đó thì có tên gọi là hoạt động dự toán chi phí quản lý dự án năm. Bài viết dưới đây Luật Dương Gia sẽ giới thiệu về dự toán chi phí quản lý dự án năm.

Chi phí quản lý dự án là gì? Ý nghĩa và vai trò của chi phí quản lý dự án

Chi phí quản lý dự án là tổng hợp các khoản chi phí phát sinh trong quá trình giám sát và điều hành dự án nhằm đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ và đạt được mục tiêu đã đề ra. Chi phí để quản lý dự án thường bao gồm chi phí nhân sự, dịch vụ, công nghệ, hành chính, vật liệu, thiết bị, đánh giá rủi ro, đào tạo và hậu cần.

Việc quản lý chi phí dự án đóng vai trò then chốt trong việc duy trì hoạt động suôn sẻ của dự án và đảm bảo dự án hoàn thành theo kế hoạch. Kiểm soát hiệu quả các chi phí quản lý dự án giúp nhà quản lý:

Định mức chi phí quản lý dự án là gì?

Định mức chi phí quản lý dự án là khoản chi phí được tính toán và phân bổ để đảm bảo dự án được thực hiện theo đúng kế hoạch về thời gian, nguồn lực và chất lượng. Chi phí quản lý dự án thường bao gồm các khoản như: Lương và phúc lợi của đội ngũ quản lý dự án, chi phí hành chính, chi phí đào tạo và phát triển năng lực cho nhân sự, v.v…

Chi phí không liên quan hoạt động cốt lõi

Đây là những chi phí không gắn liền với các hoạt động chính của dự án, nhưng vẫn cần được xem xét trong quá trình tính toán tổng chi phí. Chúng thường bao gồm chi phí tài chính và các chi phí một lần như lãi suất, biến động tỷ giá hối đoái, chi phí tái thiết, và tổn thất từ việc thanh lý tài sản. Xác định rõ ràng các chi phí này giúp nhà quản lý phân biệt giữa chi phí hoạt động và chi phí không hoạt động, từ đó tính toán chính xác lợi nhuận của dự án.

Chi phí hành chính bao gồm các khoản liên quan đến quản lý văn phòng, tài liệu, liên lạc, và công cụ hỗ trợ hành chính trong suốt quá trình thực hiện dự án.

Chi phí quản lý rủi ro là khoản dự phòng để đối phó với các tình huống không lường trước như chậm trễ, thay đổi yêu cầu hoặc các vấn đề tài chính phát sinh. Việc dự trù chi phí này giúp bảo vệ dự án trước những rủi ro tiềm ẩn.

5 Bước lập kế hoạch quản lý chi phí dự án

Quản lý chi phí dự án là một quy trình liên tục, linh hoạt và cần được điều chỉnh theo từng giai đoạn phát triển của dự án. Dưới đây là 5 bước để xây dựng một kế hoạch quản lý chi phí dự án hiệu quả:

Đầu tiên, nhà quản lý cần xác định rõ các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án, bao gồm công cụ, tài chính, nhân lực, thời gian, và thiết bị. Để đảm bảo tính chính xác, cần tham khảo ý kiến từ các trưởng nhóm khác và các bên liên quan để hiểu rõ nhu cầu thực tế của dự án.

Sau khi xác định được các nguồn lực, tiếp theo là ước tính chi phí để triển khai. Chìa khóa của bước này là thu thập càng nhiều thông tin về giá cả càng tốt để có thể đưa ra ước tính chi phí sáng suốt.

Ngoài việc lập dự phòng cho từng chi phí riêng lẻ, nhà quản lý cũng cần thêm một khoản đệm từ 5–10% vào tổng chi phí của dự án để tính đến các khoản chi trả bất ngờ.

Ngoài ra, nhà quản lý nên kiểm tra xem người quản lý chi phí trước đó có tạo báo cáo ngân sách sau khi hoàn thành các dự án không. Điều này giúp xác định mức chênh lệch giữa chi phí thực tế và ước tính ban đầu của các dự án trước. Sau đó, nhà quản lý có thể sử dụng dữ liệu chi phí này làm cơ sở để ước tính mức biên lợi nhuận cho ước tính hiện tại.

Trong giai đoạn ước tính, cần chuẩn bị:

Dựa trên ước tính đã thu thập, hãy lập ngân sách chi tiết cho dự án, bao gồm kế hoạch chi tiêu theo từng giai đoạn. Việc phân bổ ngân sách hợp lý theo thời gian sẽ giúp tránh tình trạng thiếu hụt chi phí sau này. Ví dụ, đối với dự án dài hạn, hãy đảm bảo không sử dụng quá 30% ngân sách trong năm đầu tiên.

Bước này bao gồm việc theo dõi và điều chỉnh chi phí trong quá trình thực hiện dự án. Mục tiêu là giữ chi phí thực tế trong phạm vi ngân sách ban đầu. Việc kiểm tra định kỳ sẽ giúp nhận diện sớm các rủi ro và điều chỉnh kịp thời. Mọi thay đổi về phạm vi dự án cần được theo dõi kỹ lưỡng để tránh mở rộng ngân sách không kiểm soát.

Khi dự án kết thúc, nhà quản lý cần đánh giá mức độ chênh lệch giữa ngân sách dự kiến và chi phí thực tế. Một dự án được coi là thành công khi chi phí thực tế nằm trong phạm vi ngân sách đã đề ra. Nếu có sự chênh lệch lớn, nên tổ chức một cuộc họp tổng kết để rút kinh nghiệm và điều chỉnh quy trình lập ngân sách cho các dự án sau này.

Tuy nhiên, việc chi tiêu quá ít so với ngân sách dự kiến cũng không phải là điều lý tưởng. Nếu chi phí được ước tính nhưng không sử dụng hết, điều đó có thể cho thấy quy trình lập ngân sách chưa chính xác. Cần ghi lại thông tin này như một dữ liệu lịch sử và áp dụng cho các dự án tương lai, giúp tăng cường độ chính xác khi ước tính chi phí.

Chi phí cố định (Fixed Costs)

Chi phí cố định là những chi phí không thay đổi trong suốt vòng đời của dự án, bất kể dự án có thay đổi về quy mô hay sản lượng. Ngay cả khi doanh nghiệp không sản xuất hay bán hàng trong một khoảng thời gian, các chi phí này vẫn phát sinh. Chi phí cố định bao gồm: phí phần mềm, chi trả cho nhà cung cấp, chi phí hành chính, lương, tiện ích và bảo hiểm. Do tính ổn định, chi phí cố định rất cần thiết cho việc dự báo dài hạn.

Chi phí trước khi lập kế hoạch

Các hoạt động chuẩn bị cho việc lập kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong việc dự đoán và đánh giá tính khả thi của dự án. Các chi phí này bao gồm nghiên cứu thị trường, khảo sát khách hàng, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh và thu hút sự tham gia của các bên liên quan.

Chi phí gián tiếp (Indirect Costs)

Chi phí gián tiếp là các khoản chi không liên quan trực tiếp đến một đối tượng chi phí cụ thể, nhưng vẫn góp phần vào sự thành công của dự án, bao gồm: chi phí tiện ích (điện/nước), bảo hiểm, bảo trì thiết bị, phúc lợi cho nhân viên, thuế và chi phí cho các chiến dịch tiếp thị. Những chi phí này thường được áp dụng cho cả hoạt động ngắn hạn lẫn dài hạn, và phần lớn là cố định. Người quản lý dự án có thể dễ dàng dự đoán và kiểm soát những chi phí gián tiếp.

Dự toán chi phí quản lý dự án: 7 Mẫu dự toán chi phí quản lý dự án

Dự toán chi phí quản lý dự án là quá trình dự đoán số lượng và giá cả của tất cả các nguồn lực mà doanh nghiệp cần để hoàn thành dự án. Việc ước tính được thực hiện trước khi bắt đầu dự án, tức là không bao gồm các chi phí phát sinh do thay đổi kế hoạch. Vì vậy, việc ước tính thường không chắc chắn và chỉ đóng vai trò là cơ sở để dự đoán ngân sách và xử lý chi phí.

Khi dự toán chi phí quản lý dự án, cần đảm bảo các yếu tố sau:

Dưới đây là một số phương pháp dự toán chi phí dự án mà nhà quản lý có thể áp dụng:

Ngoài ra, Base Blog đã tổng hợp sẵn 7 MẪU FILE EXCEL QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN, nhà quản lý có thể tham khảo và tải về máy tính để sử dụng.

TẢI MIỄN PHÍ 7 MẪU FILE EXCEL QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN